Effiziente Meetings – Schluss mit dem Meeting-Wahnsinn

von | 4. August 2022

Kennst Du das: Du hasstest von einem Meeting zum nächsten, die eigentliche Arbeit bleibt liegen, verschiebt sich in die Abendstunden oder auf das Wochenende. Deine Gesundheit leidet, die Erholung und das soziale Miteinander treten kürzer. Muss das sein? In diesem Beitrag zeige ich Dir ein Möglickeit, effiziente Meetings durchzuführen und den Meeting-Wahnsinn zu beenden.

Es gibt kaum Führungskräfte, die sich nicht über die vielen, oft end-, sinn- und erfolglosen Meetings beklagen. Der Kalender ist oft brechend voll und die Pandemie hat das noch verschärft. Die Digitalisierung sorgt dafür, dass Du in wenigen Sekunden ein neues Meeting eingestellt hast und dazu die (vermeintlich) richtigen und wichtigen KollegInnen und MitarbeiterInnen eingeladen hast. Meist können die Eingeladenen nicht feststellen, ob das Meeting wichtig ist. Also nehmen sie teil.

Aber auch in der Zeit vor Corona war der Arbeitstag und die Woche mit zahlreichen Meetings angefüllt. In meinen Seminaren beklagen sich Führungskräfte darüber – aber irgendwie tut auch keiner etwas dagegen. In meinem eTraining LIVE “Hybrid Führen” gehe ich auf dieses Phänomen ein und zeige eine Lösungsmöglichkeit, die ich Dir hier auch zeigen will. Dazu gibt es ein tolles Beispiel von einem meiner Teilnehmer.

Sichtbarkeit vs. Effiziente Meetings

Effiziente MeetingsZunächst sollten wir die Frage stellen, wozu das Meeting dient. Da erinnere ich mich an meine ThyssenKrup-Zeit. Auch ich war zu vielen Meetings eingeladen. Eines dieser Meetings war das Jour Fixe am Montagmorgen. Da waren die Führungkräfte der Zentrale eingeladen – ich auch. Und zwei oder drei eben nicht. Und da gab es noch das monatliche Jour Fixe mit ausgewählten Führungskräften der Zentrale und den Standort-Verantwortlichen – und mich. Zu diesem Meeting-Kreis zu gehören, hat mein Ego gestreichelt.

Die Ergebnisse ließen in beiden Fällen sehr zu wünschen übrig. Und die meisten TeilnehmerInnen erledigten ihre Korrespondenz, lasen irgendetwas online oder recherchierten ihr nächstes Urlaubsziel (kein Scherz!).

Mal Hand aufs Herz: Was gibt es Dir, bei bestimmten und bei möglichst vielen Meetings dabei zu sein? – Sehen und gesehen werden. Wir alle wollen bedeutsam sein. Und es streichelt das Ego, wenn man dabei ist. Und ich weiß von KollegInnen, wie sehr es schmerzt, nicht eingeladen zu sein.

In-Effiziente Meetings

Effiziente Meetings zeichnen sich durch ein paar wenige, aber wesentliche Faktoren aus. Fehlen diese, werden Arbeitszeit und damit Ressourcen und Kosten verschwendet. Da New Work sich mehr und mehr vom individuellen Ego trennt, sollten wir spätestens jetzt zu effizienten Meetings zurückkehren.

Effiziente Meetings planen – Zwei entscheidende Fragen

Vom Ego einmal abgesehen, sind es nur zwei Fragen, die Dich zukünftig dazu bringen, nur noch effiziente Meetings durchzuführen.

Erste Frage für effiziente Meetings

Die erste Frage lautet: Was ist das Ergebnis des Meetings? – Und diese Frage meine ich wörtlich. Hier geht es nicht darum, was zu besprechen ist oder was das Problem ist, sondern was das Ergebnis ist.

Einige negative Beispiele:

  • Besprechung der monatlichen Kennzahlen.
  • Diskussion des Projektstandes
  • Information über das neue …-Gesetz.

Positive Beispiele:

  • Wir haben eine Entscheidung zu … getroffen.
  • Wir haben den nächsten Projektschritt … definiert.
  • Wir haben eine neue Nomenklatur festgelegt.
  • Wir haben 10 verschiedene Vorgesehensweisen entwickelt.
  • Wir haben das Kundengespräch … vorbereitet.

Genauso, wie es beim Delegieren von Aufgaben oder der Zielvereinbarung gehen muss, muss es auch in der inhaltlichen Frage von effizienten Meetings gehen: Ergebnisorientierung.

Vielleicht wirst Du sagen: Das machen wir doch schon genau so. Falls das wirklich so ist: Danke und toll. Mach’ weiter so. Schau aber bitte sehr genau hin. Wenn diese Frage nicht mit einem glasklaren Ergebnis beantwortet ist, funktioniert nämlich der nächste Schritt nicht.

Hybride Meetings - Effiziente MeetingsZweite Frage für Effiziente Meetings

Sobald das Ergebnis definiert ist, stellst Du die Frage, welche drei bis fünf Menschen wirksam dazu beitragen können, das Ergebnis sicherzustellen. Hier plädiere ich eher für drei als für fünf, und schon gar nicht für mehr. Das gilt auch und vor allem bei virtuellen oder hybriden Meetings.

Schau hier bitte auch wieder genau hin. Oft ist das nämlich nicht der Chef oder Chef-Chef, sondern dessen MitarbeiterIn. Alle, die nicht wirksam beitragen können, stellen dumme Fragen und blockieren den Fortschritt. Außerdem kann man in einer Gruppe von mehr als drei bis fünf TeilnehmerInnen nicht effizient arbeiten. Viele verstecken sich in der Masse.

Effiziente Meetings, zu denen Du eingeladen wirst

Hier kommt jetzt der Teilnehmer aus meinem Training zu Wort, der zu einem maximalen Change im ganzen Unternehmen beigetragen hat.

Nach der oben beschriebenen Methode hinterfragte er bei nahezu allen Meetings, welches Ergebnis der Einladende von diesem Meeting erwartet. In den allermeisten Fällen konnte das nicht gesagt werden. Daraufhin lehnte diese Führungskraft die Teilnahme ab.

Was war der Nebeneffekt? Die Einladenden im ganzen Unternehmen änderten ihr Meeting-Verhalten. Zunehmend bekam er nur noch Einladungen, in denen das Ergebnis definiert war. Diese Führungskraft hat im Unternehmen einen ungeheueren Meeting-Shift erzeugt.

Zu diesem Shift trug weiter die zweite Frage bei: Was erwartest Du von mir bezogen auf dieses Ergebnis? Was soll mein Beitrag sein? – So konnte er sich ganz gezielt vorbereiten. Außerdem lehnte er auch hier verschiedene Einladungen ab, weil er keinen Beitrag leisten konnte – oder er entsandte einen seiner MitarbeiterInnen, weil die viel mehr Expertise einbringen konnten. Auch das setzte sich im Unternehmen rasent schnell durch. Mein Teilnehmer spart seit dem ca. 50 Prozent seiner Wochenarbeitszeit.

So jetzt bist Du dran. Wenn Du Führungskraft bist, wirst Du das jetzt in Deinen Führungsalltag übertragen. Hab Mut dazu – denn das ist in unserer heutigen Zeit eine elementare Führungskompetenz. Und im Angesicht von Personal- und Fachkräftemangel sollten ab sofort nur noch effiziente Meetings stattfinden. Mach’ den Anfang – mach’ den Unterschied.

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Marcus Hein

Marcus Hein

Autor dieses Beitrags

Der Autor dieses Beitrags ist Experte für Neurologische Führung sowie Trainer und Coach für New Leadership. Er hat über 30 Jahre Führungserfahrung und begleitet Unternehmen und Führungskräfte, gehirngerecht zu führen und überdurchschnittliche Erfolge zu generieren

Leadership Training - Neurologische Führung - New Leadership - New Work

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